Die quelloffene Office-Suite und Kollaborationssoftware OnlyOffice DocSpace ist in Version 3.1 erschienen. Mit der Aktualisierung gibt es rollenbasierte Funktionen und Vorlagen für virtuelle Datenräume, Anpassungen bei der Verwaltung von Dateien und Gästen sowie eine Speicherverschlüsselung und neue Optionen für Administratoren, die nun eigenes Branding für die jeweilige Organisation hinzufügen können. Insgesamt bringt das Update rund 40 Neuerungen. Anzeige PDF-Formulare arbeitsteilig ausfüllen In DocSpace 3.1 lassen sich PDF-Formulare in die virtuellen Datenräume importieren. Dort können die jeweiligen Felder auch unterschiedlichen Rollen zum Ausfüllen zugewiesen werden. So kann etwa ein Projektleiter die Produkte einer Bestellung eintragen und die Buchhaltung die notwendigen Zahlungsinformationen. Alle Mitglieder erhalten daraufhin eine automatische Benachrichtigung. Weiterhin soll der Besitzer des Formulars den Füllstatus in Echtzeit einsehen können. Ebenfalls erhält der Besitzer eine Benachrichtigung, sobald alle Felder ausgefüllt sind. Alternativ lassen sich PDF-Formulare auch direkt aus dem Dateimanager zum Ausfüllen teilen, ohne einen entsprechenden Raum zu erstellen. Zu den weiteren Anpassungen der Dateiverwaltung gehört der Umgang mit Dateiversionen. So lassen sich jetzt einzelne Versionen einer Datei aus dem Verlauf löschen, während die übrigen Versionen bestehen bleiben. Ferner können Nutzer jetzt kennwortgeschützte Dateien in ein anderes Dateiformat konvertieren und danach herunterladen. Zudem lassen sich Benachrichtigungen beim Hochladen oder Löschen von Dateien deaktivieren. Neue Nutzer per URL aus dem Browser einladen Außerdem ist es in DocSpace 3.1 nun möglich, Raumvorlagen aus bestehenden Räumen zu erstellen. Somit lassen sich neue Räume mit denselben Eigenschaften wie bereits vorhandene Bereiche anlegen. Ebenso erhalten öffentliche und benutzerdefinierte Räume sowie Räume zum kollaborativen Ausfüllen von Formularen standardmäßig einen Key-Parameter in der URL. Entsprechend lässt sich der Link aus dem Browser direkt als Einladungslink verwenden, für den die Eingabe eines Passworts nicht mehr nötig ist. Weiterhin lassen sich jetzt teamübergreifend Gäste teilen. Dazu kann ein Teammitglied einen Link zum jeweiligen Kontakt versenden. Empfänger können die Aufnahme in die eigene Gästeliste bestätigen oder verweigern. Standardmäßig erhält ein Gast nur einen auf 30 Tage begrenzten, eingeschränkten Zugriff auf den Dokumente-Bereich, mit dem nur das Lesen, Herunterladen und Löschen von Dokumenten möglich ist. Alternativ lässt sich der Gästetyp in Benutzer, Raumadministrator oder DocSpace-Administrator umwandeln und bei Bedarf auch wieder in einen Gast zurückführen. Anzeige DocSpace 3.1 erlaubt AES-256-Verschlüsselung In selbstgehosteten Umgebungen können Administratoren ruhende Daten in DocSpace 3.1 mittels AES 256 verschlüsseln. Während des Verschlüsselungsprozesses können Nutzer DocSpace nicht nutzen. Weiterhin lassen sich Verifikations-E-Mails für Nutzer abschalten, die Administratoren per Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) oder Single Sign-On (SSO) hinzugefügt haben, um den Onboarding-Prozess zu vereinfachen. Weiterhin lässt ein benutzerdefiniertes Branding hinzufügen, etwa ein Unternehmens- oder Markenname sowie ein Logo. Die Elemente sind sowohl auf der Plattform als auch in automatisch generierten Mails sichtbar. DocSpace 3.1 ist in der Community-Edition ohne Support kostenlos. Die Enterprise-Version mit Support kostet in der öffentlichen Cloud derzeit 20 Euro pro Monat und Administrator. Start-ups können eine eingeschränkte Gratis-Variante buchen. Alternativ ist eine Bereitstellung auf einem eigenen Server ab 6550 Euro möglich. Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen erhalten gesonderte Konditionen. Alle Änderungen in DocSpace 3.1 sind in einem Blogpost und einem englischsprachigen Webinar auf YouTube zusammengefasst. (sfe)